De (grote) impact van cultuur op voorraadmanagement

Machtsverhoudingen, beslissingsbevoegdheden, het vertrouwen in IT-systemen, het zijn cultuurgebonden factoren die van grote invloed kunnen zijn op voorraad management. Harry Westerink die als voorraadconsultant de hele wereld over reist, geeft een paar krasse voorbeelden. 

In Nederland is het heel normaal dat voorraadplanners inkooporders plaatsen. In andere culturen is dit minder vanzelfsprekend, zeker bij sterk hierarchisch georganiseerde bedrijven.

Laatst was ik bij een bedrijf op de Caribe en daar mochten inkopers geen orders plaatsen zonder toestemming van hun inkoopmanager. Een inkoopadvies kwam op de stapel, en als de inkoopmanager er tijd voor had ging die kijken aan welke leverancier hij de order ging gunnen. Dan werd er nog onderhandeld, moest de financieel directeur er soms nog even naar kijken, en dan pas kon de inkooporder eruit.

Tussen het maken van de voorraadplanning en het daadwerkelijke uitsturen van een order, zat bij dit bedrijf dus een vertraging van minimaal een week. Het lastige van zo’n interne, administratieve levertijd is dat je daar rekening mee moet houden in de planning, maar dat je nooit precies weet hoe. En dan heb ik het nog niet eens over de vertraging bij de toeleverancier, want daar ging het er bij bovenstaand bedrijf al niet veel anders aan toe.

Beslissingsbevoegdheid

Tijdens een project in Brazilië stuitte ik op een ander voorbeeld waarbij beslissingsbevoegdheid sterke invloed heeft op het voorraadbeheer. In dit geval ging het om de parametersetting.

Om de beschikbaarheid van artikelen te waarborgen is het verstandig dat een bedrijf regelmatig de servicegraad van artikelen herziet, maar bij dit bedrijf merkte ik dat dit maar niet gebeurde. Navraag leerde dat de planner zulke beslissingen niet mocht nemen, maar dat alleen de financieel directeur hiertoe bevoegd was. Maar die beschikte niet over de kennis om in te kunnen schatten wat de gevolgen zouden zijn van aanpassingen in de parameters … Het resultaat was dat parameters bij dit bedrijf vrijwel nooit werden geoptimaliseerd en aangepast aan veranderende omstandigheden.

Vertrouwen in IT-systemen

Een andere cultuurbepaalde factor waar ik tegenaan loop is het gebruik van IT-systemen en de mate waarin mensen hierop vertrouwen. Ik was ooit bij een bedrijf waar de inkoopmedewerkster informatie over voorraad en inkoop niet in het ERP-systeem maar eerst in Excel verzamelde. Op basis hiervan gaf de Brand Manager een definitief orderadvies, waar de genoemde dame in Word een inkooporder van tikte. Deze werd in een map gestopt om pas vlak voor de levering uiteindelijk te worden ingevoerd in ERP, zodat daarin ook de ontvangst kon worden geregistreerd.

Op mijn vraag waarom een order niet direct in ERP werd ingevoerd, kreeg ik als antwoord dat er altijd nog wijzigingen konden komen in aantallen en leverdatum en het veel werk was om die wijzigingen steeds door te moeten voeren in ERP.

Mijn conclusie is dat om optimaal gebruik te maken van IT-systemen het noodzakelijk is dat gebruikers overtuigd zijn van de voordelen. Hoe je hier mensen van kunt overtuigen, verschilt sterk per cultuur.

Betrouwbare masterdata

Het schoon houden van stamgegevens, zoals levertijden, prijzen en minimale bestelhoeveelheden, en het accuraat vastleggen van transacties in ERP, is een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle voorraadplanning. Het zijn de bouwstenen waarmee een planningssysteem gaat rekenen om tot een optimale voorraadplan te komen. Als die bouwstenen ontbreken of niet kloppen, is het gevaar groot dat een bedrijf, ook al gebruikt het een geavanceerd planningssysteem, toch uit voorraad gaat lopen.

Ik ben een bevoorrecht mens dat ik als consultant bij al die bedrijven in al die landen zulke mooie projecten mag doen. De cultuur van mensen in vreemde landen is een boeiend fenomeen en geeft kleur aan de bedrijven die ik bezoek. Maar om in ieder project tot goede resultaten te komen, moet je er wel terdege rekening mee houden en veel tijd aan besteden.