Product Lifecycle Management, de juiste voorraadstrategie voor iedere fase

Elk product kent een product-life-cycle bestaande uit vijf fasen: introductie, groei, volwassenheid, afname en uitfasering. Iedere fase vraagt om zijn eigen voorraadstrategie, maar wat het echt lastig maakt zijn de faseovergangen. Hoe herken je die?    

Helaas is voor elk product de verblijftijd in elke fase anders, verloopt de groeicurve anders en verschilt de vraag. En helaas zal een groot aantal producten in de introductiefase blijven steken en van daaruit rechtstreeks naar de uitfaseerfase verhuizen. Het is niet anders.

Reflectie: bezint eer ge begint.

Wanneer een product de introductiefase in gaat moet daar eigenlijk al een fase aan voorafgegaan zijn. Ik noem dat fase 0, of de reflectiefase. Heeft het wel zin om een bepaald product te introduceren? Is het bijvoorbeeld zinvol om, als u al 380 afvalemmers in het assortiment heeft, te overwegen om nummer 381 op de markt te brengen? Maar laten we er eens van uitgaan dat het inderdaad zinvol is. De eerste fase die we dan tegenkomen is de introductiefase.

Introductie: Hoevéél inkopen, en waar?

In de introductiefase komt het product op de markt. Nu zijn er eigenlijk maar twee relevante logistieke vragen. Hoevéél gaan we de eerste keer inkopen? En wáár gaan we het de eerste keer inkopen? En dat is niet zo eenvoudig als we het over een nieuw product hebben. Stel dat we de vraag naar het product op 10.000 stuks inschatten voor de komende 6 maanden. Dan kan het op twee manieren gruwelijk misgaan. Het kan gebeuren dat we na 6 maanden maar een paar stuks verkocht hebben. Of dat we na één week alle 10.000 stuks verkocht hebben. Die tweede optie kan geweldig leuk lijken, totdat je je realiseert dat het spul ingekocht was in het Verre Oosten met een levertijd van 26 weken. Dus hier komt meteen het belang van de tweede logistieke vraag naar voren: wáár in te kopen. En de lezer voelt al dat het Verre Oosten niet zo’n geweldige plek is.

De overgang van introductie naar groeifase … of naar de vuilnisbak

Het einde van de introductiefase is niet zo moeilijk te bepalen; in theorie dan. Wat precies het einde van de introductiefase markeert moet je als bedrijf van tevoren vastleggen. Een product krijgt een bepaalde periode de tijd om zich te bewijzen. Bijvoorbeeld door een bepaalde omzet of marge te bereiken. Stel dat een product binnen 6 maanden een omzet van € 25.000 moet behalen. Als de omzet na 6 maanden de grens van € 25.000 bereikt heeft, gaat het product richting groeifase. Zo niet dan gaat het product richting uitgang. Laten we maar eens aannemen dat het product de groeifase ingaat.

De groeifase: Buiten voorraad raken is dodelijk

Het product slaat aan en de vraag naar het product groeit per periode. Het is nu essentieel dat het product er is. Buiten voorraad raken is fataal. Optimalisatie van voorraad- en bestelkosten is hier eigenlijk ondergeschikt aan de servicegraad naar de klant. Wat echter niet wil zeggen dat we zo maar iets moeten gaan doen. Forecasting op basis van data is in deze fase belangrijk én mogelijk. In de introductiefase was de forecast meer gebaseerd op zogenaamde kwalitatieve modellen (op basis van marktkennis, buikgevoel en kristallen bollen). In de groeifase zijn er meer data beschikbaar en kunnen we kwantitatieve trendmodellen gaan gebruiken. Het vaststellen van de bestelserie is een beetje tricky omdat we uit moeten gaan van de toekomstige vraag (die ook nog stijgt). Als we alleen maar naar het verleden zouden kijken zou de vraag structureel te laag ingeschat worden. Iets soortgelijks geldt voor het bepalen van de bestelgrenzen.

Kritieke overgang: van groei naar volwassen

Maar aan alle euforie komt een eind. De groei van dubbele cijfers gaat altijd over in een nulgroei, maar wanneer? Het is in principe onmogelijk om vóóraf te voorspellen wanneer de overgang plaats vindt. Wel kunnen we dit áchteraf vaststellen. Als we in de groeifase een voorspelmethode gebruiken hebben we de mogelijk om gebruik te maken van een zogenaamd ‘Tracking-signal’. Dat is een getal dat bijhoudt of een bepaalde voorspelmethodiek nog wel valide is. In de groeifase weten we dat de afzet een trend vertoont. We gebruiken dan ook een voorspelmethodiek, geschikt voor trendpatronen. Op een gegeven ogenblijk gaat de afzet over in een patroon zonder trend. Dat betekent dan, dat het gebruikte model niet meer geschikt is. Dat komt tot uitdrukking in de afwijking tussen de voorspelling en de realiteit. Wordt de (structurele) afwijking te groot dan zal er een signaal (Tracking-signal) afgegeven worden door de forecast-software. Maar er zit altijd een vertraging in dit proces. We weten niet precies wanneer de afwijking écht structureel is.

Volwassenfase: optimaliseren maar

De volwassenfase is logistiek gezien de eenvoudigste. Het vraagpatroon is in theorie stationair (beweegt zich rond een bepaald gemiddelde) wat leidt tot eenvoudige forecast modellen. Ook de seriegrootte bepalingen (vaak gebaseerd op de EOQ/Camp aanpak) zijn redelijk eenvoudig evenals het bepalen van bestelgrenzen. Maar de voorraadstrategieën, modellen en bestelparameters zijn zeker verschillend van de groeifase. Dus ze moeten aangepast worden om te voorkomen dat seriegroottes en bestelgrenzen te groot zijn; we gingen immers in de groeifase uit van een trend. Anders gezegd, als we niets doen zullen we te veel voorraad opbouwen. Maar voor elk product is er een tijd van komen en gaan.

De overgang van volwassen naar afname

Datgene wat gold voor de overgang van groei naar volwassen geldt evenzo voor de overgang van volwassen naar afname, maar dan omgekeerd. Het vraagpatroon gaat nu van stationair naar een (neergaande) trend. En opnieuw kunnen we dit alleen achteraf bepalen. Ook hier kan het Tracking-signal een signalerende rol spelen. Deze overgang is belangrijk i.v.m. het risico courant dat we nu dreigen te lopen.

De afnamefase: EOQ of krantenjongen?

De vraagt neemt af en we moeten weer gaan ingrijpen, maar het wordt iets complexer. De hamvraag is: moeten we eigenlijk nog wel gaan bestellen? Optimalisatie van seriegrootte, veiligheidsvoorraad en servicegraad naar de klant is ondergeschikt aan het risico incourant. Blijven zitten met onverkoopbaar spul is kostbaar. Ook nu is toekomstige, resterende vraag belangrijk. Als we uitgaan van de historie wordt de vraag gegarandeerd overschat en zullen we met incourante producten blijven zitten. Dus bij het bereiken van de bestelgrens kunnen we niet echt meer toe met de klassiek EOQ-benadering. Maar wat dan wel? In dit soort situaties waarbij we misschien nog maar één keer willen bestellen komt de oplossing voor het ‘krantenjongen probleem’ naar voren. Een boekhandel moet op zaterdag goed nadenken hoeveel Volkskranten hij moet kopen. Hij kan ze niet meer teruggeven dus te veel kopen zal hem geld kosten (oud papier) maar te weinig inkopen kosten hem omzet en marge. Ook de bestelgrens bepaling komt hiermee in een ander daglicht te staan; als er nog maar een keer besteld kan worden is deze eigenlijk irrelevant geworden.

De overgang van afname naar uitfaseren

Het bepalen van het tijdstip waarop een product in de uitfaseerfase belandt is weer relatief gemakkelijk. Voor de overgang van introductiefase naar groeifase hebben we afgesproken hoeveel omzet/marge een product binnen een bepaalde periode moet genereren wil het in het assortiment worden opgenomen. Precies ditzelfde criterium kunnen we hanteren om een product uit het assortiment te verwijderen.

Uitfaseerfase: de spreekwoordelijke prullenbak

In deze fase hoeven we ons niet meer druk te maken over zaken als voorraadstrategie of forecasting. Alleen over hoe we zo snel mogelijk van de producten afkomen tegen een zo goed mogelijke prijs. En uitfaseren betekent fysiek (uit het magazijn), administratief (niet meer te bestellen), commercieel (niet meer zichtbaar voor klant) en financieel (afschrijven). Het lijkt simpel deze fase maar helaas is niets minder waar.