De naam Polvo zal veel mensen misschien niet veel zeggen. De namen van de onderliggende bouwvakhandels zijn op regionaal niveau veel meer bekend: Leys, Holtgrefe, vdStad, Lekkerkerker, Kruyt, vdHam, Dubson, De Schakel, Kobam en Hendriks. Met deze namen, verdeeld over 36 vestigingen heeft technische groothandel Polvo een sterke dekking in de regio’s zuid, west en oost.
Een paar jaar terug besloot Polvo zijn logistiek te gaan centraliseren in een nieuw distributiecentrum in Moerdijk. Ook werden vanuit hier alle niet-commerciële activiteiten gebundeld. Voor de aansturing van de logistiek en andere bedrijfsprocessen werd een nieuw ERP en WMS geïmplementeerd. Samen met Jan Kraaijeveld van het IMCC blikt financieel directeur Jeroen Vermeer terug.
Vermeer: “De centralisatie hier naar Moerdijk was een heel karwei. Aanvankelijk dachten onze collega’s van Logistiek dat alle voorraad hier nooit in ging passen en wilden ze een extra vloer in het magazijn. De directie besloot dat echter niet te doen; de voorraad moest en zou er in. Later hebben we vier andere handelsbedrijven overgenomen en past het nog steeds makkelijk.”
Kraaijeveld: “Wat doet een overname met je voorraad?”
Vermeer: “We hebben geleerd om na alle overnames altijd alle artikelen op te voeren. Of we ze nu gaan uitfaseren of niet. Om een voorraad niet uit het oog te verliezen, voeren we hem wel op en koppelen we hem meteen aan verwante artikelen. Tellen doen we niet; we gaan uit van de voorraad in het systeem, al klopt die lang niet altijd.”
Kraaijeveld: “Ik vind het altijd typisch om te zien hoe bedrijven voorraad waarderen. Ze tellen aantallen maar kijken nooit naar de omloopsnelheid. Hoe gedetailleerd kende jij vooraf de parameters van de voorraad van de bedrijven die jullie hebben overgenomen?”
Vermeer: “Een voorziening van 19 tot 20% van de voorraad is op basis van onze voorzieningsmethodiek zeer gebruikelijk. We maken echter ook wel eens mee dat we zo 40 tot 45% moeten voorzien op de geacquireerde onderneming. Zulke artikelen bestellen we niet meer bij. We laten er acties op los waarna ze automatisch vervallen als de laatste stuks verkocht zijn. Daarbij geven we met een kleurcode in het systeem een signaal aan onze verkoopmedewerkers. Weg is weg en iedere verkoop geeft 100% marge vanwege de eerdere volledige voorziening.”
Van vijf ERP-systemen naar één
Door de overnames van de vakhandels kwam Polvo op een gegeven moment met vijf verschillende ERP-systemen te zitten. Besloten werd deze te combineren tot één nieuw systeem. Vermeer was destijds de leider van het project waarbij ook een nieuw warehouse management systeem voor het nieuwe magazijn werd geselecteerd. De keus viel op het ERP-systeem Microsoft Dynamics AX van leverancier HSO.
Vermeer: “We wilden bij voorkeur een systeem waarin ERP en WMS gecombineerd waren in één database. Het pakket moest goed kunnen omgaan met intercompany-leveringen en onze verschillende verkooplabels.”
Vermeer: “Ook aan het WMS stelden we strenge eisen. In ons magazijn wordt alles gescand, werken we met rollerbanen, legborden en palletplaatsen,geldt een ABC-verdeling en replenishen we van bulk naar pickvoorraden.”
Vermeer: “Inmiddels draaien we al tijdje met het nieuwe systeem en loopt alles volgens plan. We hebben alles zo ingericht dat in ons magazijn de dozen voor de verschillende vakhandels door elkaar heen van de band af rollen. Dat maakt het systeem allemaal niet uit. De klant krijgt op zijn doos een sticker en pakbon met de naam van het label waar hij koopt.”
Inzicht in voorraad leidt tot besparingen
De voorraad van Polvo ligt verdeeld over het centrale magazijn en de 36 regionale vestigingen. Van de 30.000 stock keeping units in het centraal magazijn liggen er ongeveer 6.500 ook op het merendeel van de vestigingen.
Vermeer: “Na de centralisatie hebben we 4,5 miljoen euro op onze voorraad bespaard. Terwijl onze uitleveringsgraad verbeterde.”
Kraaijeveld: “Hoe ga je om met die lokale voorraden versus de centrale voorraad?”
Vermeer: “Sommige artikelen in de lokale voorraad zijn niet winstgevend, maar zijn wel nodig om de winkel te laten smoelen. Neem bepaalde buitenmaten van steeksleutels, daar verkoop je er erg weinig van, maar met het oog op service besluiten we die toch te voeren.”
Kraaijeveld: “Is ook niet erg, als je maar weet wat de consequenties zijn.”
Vermeer: “En die hebben we nu goed inzichtelijk. Als we, in een simpel rekenvoorbeeld, € 2.000 per vestiging kunnen besparen, scheelt dat op 36 vestigingen toch ruim € 70.000. Op basis van drie typen omloopsnelheid en min-max- parameters doen de vestigingen voorraadvoorstellen. De verkoopleider per business- unit is verantwoordelijk.”
Assortiment niet teveel laten ‘aanjongen’
Polvo houdt het assortiment iedere maand tegen het licht in een commissie waar inkoop, verkoop, en het management vertegenwoordigd zijn.
Vermeer: “Op basis van het betere commerciële onderbuikgevoel bepalen we daar het verkooppotentieel van een nieuw artikel en leggen we het op voorraad. Maar we moeten opletten dat het assortiment niet alleen maar blijft ‘aanjongen’.”
Kraaijeveld: “Heb je al die artikelen nodig om je klanten te bedienen?”
Vermeer: “Nee hoor, als iemand in de vestiging komt, heeft hij een acuut probleem en kun je hem vaak ook helpen met een alternatief. In andere gevallen is hij vaak tevreden als hij het gevraagde artikel de volgende dag in huis heeft. Dan moet het raar lopen als hij naar de concurrent gaat.”
Inkooporganisatie geeft enorme luxepositie
Polvo is lid van de inkooporganisatie Zevij/Necomij waar Ivana als huismerk wordt gevoerd.
Kraaijeveld: “Vanwege je inkoopcombinatie heb je voor je eigen DC korte aanlevertijden en krijg je hier zelf geen volle containers aan de deur. Dat is eigenlijk een enorme luxepositie.”
Vermeer: “Ja, klopt, maar we willen die aanlevering nóg verder aanscherpen op basis van ATP-details. Available to Promise: hoe snel kan een leverancier echt leveren? Wij weten dat nu heel vaak al op leveranciersniveau, maar willen het tot op productniveau weten en deze informatie inclusief besteleenheden in ons systeem hebben.”
Kraaijeveld: “Dat zijn inderdaad cruciale details waarop het vaak fout gaat. In klantsystemen zie ik soms besteleenheden van 500, terwijl de leverancier in werkelijkheid best per stuk wil uitleveren. Dan blijkt dit een testgetal te zijn dat de softwareconsultant bij de implementatie heeft ingevoerd. Vervolgens heeft er nooit meer iemand naar gekeken.”
Specifieke afdeling voor stamdatabeheer
Polvo heeft een specifieke afdeling voor stamdatabeheer opgericht. Voorheen was die taak verspreid over diverse medewerkers en had het bij geen van hen de hoogste prioriteit.
Kraaijeveld: “Zo’n afdeling gaat zich lachend ieder jaar terugverdienen, dat weet ik uit ervaring.” Vermeer: “Moet ook wel, want we gaan steeds meer online doen; bouwen aan één centraal platform met verschillende schillen voor de buitenwereld en gaan dan uiteindelijk ruim 2 mln artikelen voeren. Natuurlijk hebben we ze niet allemaal op voorraad, maar we gaan ze wel aanbieden.”
Kraaijeveld: En bij zulke aantallen worden masterdata en voorraadoptimalisatie natuurlijk nóg belangrijker.
Met 6.500 orderregels per dag, 30.000 artikelen op voorraad voor 10 verschillende verkooplabels en een voorraadbesparing van € 4,5 miljoen is het integratieproject volgens Vermeer zeker de moeite waard. Al is het volgens hem nooit klaar.
Vermeer: “Onze medewerkers blijven we trainen. En de optimalisaties die we de afgelopen twee jaar opspaarden, worden nu opgepakt. Eerst degene die de wensen van klanten vervullen, dan de opties die de logistiek verbeteren en dan de punten die de foutkans bij invoer verkleinen. Dus we zijn nog wel even bezig. Allemaal om de dienstverlening naar onze klanten verder te verbeteren en de foutkansen te minimaliseren.”
(Foto’s afkomstig van Mixpro)
Login om te reageren op dit artikel